ミスを減らすには、内省が必須
私はあまりにミスが多くて。
すがるように読んだのが「絶対にミスしない人の習慣」でした。
著者の樺沢紫苑さん曰く
ミスが多い人は自己洞察力が低い傾向があるのだとか。
それ、私のことです。
おおらかな性格と言えば聞こえが良いけれど、その場では凹んで見せても内省することなく今に至ります。(汗)
同じミスをしないよう対策を考え、改善する姿勢が足りていない。
これが私からミスが減らない根本的な理由でしょう。(恥)
ミスの原因と対策を考えてみた
アラフィフとはいえ、悔い改めるのに手遅れなんてことはないと信じて。
今更ですが過去のミスを思い返し
なぜ私はミスをしたのか?
それはどうしたら防げたのか?
考えてみました。
気持ちの問題
私の場合、ミスした原因として多いのが心の状態や性格に起因するものです。
大雑把すぎる性格
「まぁ、いっか」
私は他人に対してだけでなく、自分に対しても寛大です。(汗)
細かいことを気にしないことで仕事の詰めが甘くなり、誤字や記入漏れのミスを起こすことがあります。
私が関わる書類には型がありますので、どこをどのようにミスしたのか記録をとり、見直し強化マニュアルを自分で作成したいと思います。
心に余裕がない
それから。
私は前日に仕事の段取りを考えておくタイプなので、割り込み仕事が複数入り込むと、焦って失敗します。
「臨機応変」という言葉が好きなのに、無計画に仕事を開始すると段取りが悪くなってしまうのです。
行動力があるのは私の長所ですが、よく考えずに動き始めてしまうのは短所です。
割り込み仕事の依頼が入っても、全てを引き受けないようにし、改めて仕事の優先順位を評価してから取りかかるようにしたいものです。
やる気になれない仕事がある
私は自分で言うのもなんですが、真面目で。
頼まれた仕事は積極的に取り組むのですが、とあるクレーマーに対する対応はやる気になれません。
相手は5千文字を超える超大作(クレーム)を送りつけてくるのですが、読み解く作業が辛すぎて。回答作業を適当にやってしまうのです。(汗)
対策としては、嫌いな仕事に対してモチベーションを保つのが難しいので、その仕事から得られるメリットを考えてみるのがよいかもしれません。
私の場合、クレーム対応は全て文面です。
まずは骨子だけ考えて上司へ投げ、そこから肉付けする形で仕上げると負担が減ってやる気を削ぐことなく対応できるかもしれません。
最初から他人を巻き込めば間違った方向に走らなくて済むし、人の目があるので気が張ります。
「やる気が維持しやすい仕事のやり方」を考えていこうと思います。
集中力の問題
私がミスする原因は心以外にもあります。
頭の働きが悪いのです。
アラフィフになった私は、頭が疲れやすくなっていて。
何だかぼーっとすることが増えました。(汗)
老化なのか未病状態なのか判別できませんが、集中力に問題がある気がしてきました。
集中できないことによって誤字脱字が増えたり、タスクのやり忘れが発生します。
私は出入り口に近いところに席があり、他部署の人から話しかけられることが多くて。
他人により集中が切られることが午前中に頻発するため、ミスは大概午前中に発生します。
勝手に席替えはできませんし。
人がやって来る午前中は雑務を行うなど、業務スケジュールに工夫をしてみようと思います。
記憶力の問題
更に。
私はうっかり忘れる系のミスもします。(恥)
私は「ほぼ日手帳」歴17年のメモ魔で。
イベントや連絡の約束を忘れることはないのに、手帳にメモするまでもないことを覚えていられなくてミスするのです。
例えば「あとでボールペンの替え芯を事務所へ取りに行こう」なんてことは忘れるのです。
備品くらいなら問題になりませんが、仕事をやり忘れると自分が困ったことになります。
よくやらかすミスに対してチェックシートを作ったり、直ぐに着手しない割り込み仕事は見えるところにメモした付箋を貼り付けることでやり忘れを防止したいと思います。
仕事のやり方の問題
過去のミスを思い返してみると、私がやらかすミスはもう一つあります。
私はマルチタスクが苦手で。
慣れた仕事のデュアルタスクならやれますが、不慣れな仕事や急ぎの仕事を割り込ませると、高確率で失敗します。(恥)
欲張らず、己のキャパ範囲内で仕事をする。
これが大事ですよね…。
まずは自分の作業容量を客観的に評価し、できるだけシングルタスクで仕事が回せるよう仕事のやり方を工夫したいと思います。
まとめ
ポカミスを減らすために!
- ミスを記録し、それを元に「マイ・マニュアル」を作る
- 割り込み仕事は優先順位を考えてから着手する
- やる気になれない仕事は「それをやるメリット」を考える
- 腰が重くても動ける「仕事のやり方」を考える
- 話しかけられにくい時間帯にミスしやすい仕事を割り振る
- 同じミスを犯したら、その作業のチェックシートを作る
- 自分のキャパを超えない仕事量にする
- 仕事はできるだけシングルタスクで実行する
